Trocar a administração parece mais difícil do que é. O maior risco da troca está na transição: documentos que somem, senhas que ninguém sabe, contas que ficam sem pagar por um mês. Este passo a passo cobre o caminho inteiro, da primeira conversa ao primeiro relatório da nova gestão.
1. Junte os motivos por escrito
Antes de falar em troca, organize o que está errado. Uma lista objetiva convence mais do que uma sensação geral de insatisfação. Exemplos:
- Balancetes que chegam atrasados ou sem comprovantes.
- Laudos vencidos, como o AVCB ou o do elevador.
- Contratos que ninguém revisa há anos.
- Pedidos de moradores que ficam sem resposta.
Essa lista vai virar a justificativa na assembleia. Converse com o conselho e com outros condôminos para ver se a percepção é compartilhada.
2. Leia a convenção
A convenção do condomínio define as regras do jogo: prazo de convocação da assembleia, quórum para eleger o síndico, se existe cargo de subsíndico e se a administradora é contratada pelo síndico ou pela assembleia. Leia as cláusulas sobre administração antes de qualquer passo formal.
3. Peça propostas
Chame pelo menos duas ou três empresas. Peça que cada proposta traga:
- O que está incluso e o que é cobrado à parte.
- Frequência de visitas do síndico, se for o caso.
- Modelo de relatório mensal.
- Como será feita a transição.
- Aviso prévio e multa para encerrar o contrato.
Para comparar, use as colunas do artigo sobre quanto custa um síndico profissional.
4. Convoque a assembleia
A assembleia é quem decide. Existem dois caminhos:
- Assembleia ordinária. Todo ano o síndico convoca a assembleia para aprovar o orçamento e as contas e, quando for o caso, eleger o novo síndico (Código Civil, art. 1.350). Se a eleição estiver próxima, basta incluir as propostas na pauta.
- Assembleia extraordinária. Pode ser convocada pelo síndico ou por um quarto dos condôminos (art. 1.355). É o caminho quando o síndico atual não quer convocar.
O edital precisa trazer, de forma clara, o item de pauta sobre a eleição do novo síndico ou a contratação da nova administradora. Deixamos um modelo de item de pauta pronto para download.
5. Se for preciso destituir o síndico atual
Quando o mandato do síndico ainda não terminou, a assembleia pode destituí-lo pelo voto da maioria absoluta de seus membros, nos casos previstos no art. 1.349 do Código Civil: irregularidades, falta de prestação de contas ou má administração. A convocação deve deixar esse item explícito.
Destituição costuma gerar tensão. Mantenha a discussão nos fatos da lista do passo 1 e registre tudo em ata.
6. Faça a transição com inventário
Aprovada a troca, começa a parte que mais exige cuidado. A gestão que sai precisa entregar, e a que entra precisa conferir:
- Documentos: convenção, regimento, atas, livros, contratos, apólices de seguro, laudos, plantas e manuais.
- Finanças: extratos de todas as contas, saldo do fundo de reserva, contas a pagar e a receber, relação de inadimplentes e acordos em andamento.
- Pessoal: fichas dos funcionários, férias vencidas, processos trabalhistas em curso.
- Acessos: senhas de bancos, portais de prefeitura e concessionárias, sistemas de portaria, e-mails do condomínio.
- Pendências: obras em andamento, ocorrências abertas, notificações recebidas.
Cada item entra em um inventário assinado pelas duas partes. Se algo não for entregue, o inventário registra, e o conselho sabe o que cobrar.
Troque os representantes nas contas bancárias do condomínio logo depois da assembleia. Leve a ata registrada ao banco. Até isso acontecer, quem movimenta a conta ainda é a gestão anterior.
7. Registre a ata
A ata da assembleia que elegeu o novo síndico precisa ser registrada em cartório. É com ela que o síndico se apresenta ao banco, à Receita Federal e a qualquer órgão público. O responsável pelo CNPJ do condomínio também deve ser atualizado na Receita Federal.
8. Acompanhe os primeiros 90 dias
Uma boa transição tem começo, meio e fim:
- Primeira semana: documentos recebidos, contas conferidas, equipe apresentada.
- Primeiro mês: diagnóstico de pendências financeiras, laudos e contratos, com um plano de ação para o conselho.
- Meses 2 e 3: correção das pendências urgentes e o primeiro relatório mensal completo.
Se no fim do terceiro mês o conselho ainda não tem clareza sobre as contas, algo deu errado na transição. Cobre o plano de ação por escrito.
O que costuma dar errado
- Fazer a troca sem inventário. Três meses depois ninguém sabe se o documento sumiu antes ou depois.
- Esquecer os contratos automáticos. Débitos em conta continuam saindo mesmo com a gestão nova.
- Não avisar os moradores. Um comunicado simples, com o novo canal de atendimento, evita boletos pagos no lugar errado.
Quer ver como fazemos a transição na prática? Veja as cinco etapas da nossa gestão.
As informações sobre legislação são gerais e não substituem a orientação de um advogado para o caso do seu condomínio.